IFS Applications IK4-IDEKOren kudeaketa behar guztiak bideratzeko aukeratutako soluzioa

IK-4 IDEKOk zentroa kudeatzeko zituen behar guztiak bideratzeko aukeratu zuen soluzioa IFS Applications izan zen, eta egun, 8 hilabeteko inplementazioaren ondoren, prozesuak estandarizatzea lortu dugu, eta datuen ikusgarritasuna hobea eta fidagarritasuna handiagoa izatea.

IFS aukeratzeko arrazoi nagusia ematen digun potentzia eta malgutasuna izan da, zenbait proiektu eta zerbitzuren tipologia desberdinak kudeatzeko orduan. Definitzen gaituen jarduera proiektuen kudeaketa izanik, arlo horretan duen espezializazioa funtsezkoa izan da gure erabakia hartzeko, alde batera utzi gabe erreferentziazko bezeroekin duen esperientzia, eta gure baldintzetara egokitzeko orduan erakutsitako malgutasuna eta arintasuna.

IFSk erakutsi du IK4-IDEKOren negozioen nukleoa diren proiektuetara gehien orientatzen den irtenbidea dela, izan ere, funtzionalitate zabala dauka proiektu horiek kudeatzeko. Kontratuak, arriskuak, aurrekontuak, ingeniaritzako berrikuspenak, materialak, eta baita ere finantzak eta giza baliabideak landuz, soluzioak aukera ematen digu proiektuen prozesu guztiak modu integratuan gestionatzeko, edozein faseri buruzko informazioa denbora errealean emanez eta arazoak gertatzen diren unean bertan konponduz.

Zentro teknologikoa denez, eta askotariko bezeroak dituenez, IK4-IDEKOren proiektuen dibertsitatea zabala da; horietako askok Administrazio Publikoaren diru laguntza dute, eta beste batzuk, berriz, azterketa espezifikoak dira, makina jakin bat, erreminta bat edo prozesu jakin batzuk nola hobetu lantzeko. Horrek erronka handia dakar, IFS Applicationsen malgutasunari esker bideratu dena, soluzioak Proiektuak, Giza Baliabideak, Salmentak eta Zerbitzuak, Erosketak eta Finantzak kudeatzen baititu.

Onura handienetakoa da gure jarduera guztien xehetasun handia erraz lortzeko aukera ematen duela (ekonomikoa, epeei buruzkoa, baliabideak kudeatzeari buruzkoa). Ez ditut soilik I+Gko proiektuak aipatu nahi, Zentro Teknologikoa garen heinean gure jardueraren nukleoa hori bada ere, eta, aitzitik, IFS aplikazioarekin planifikatu ditzakegun gainerako jarduera administratiboak ere aipatu nahi ditut. Jauzi garrantzitsua da lehenago erabiltzen genuen sistemarekin alderatuta. Lehenago datuak bateko eta besteko sistemetan sartu behar ziren, eta horrek, zeregin horretan emandako denbora handitzeaz gain, erroreak ere eragiten zituen: negozioaren zenbait zeregin ez zeuden erlazionatuta, hala nola erosketak eta proiektuak, eta egoera horrek eraginkortasun falta ekartzen zuen eta, zenbaitetan, nahasmena ere eragiten zuen. IFS Applications aplikatuta prozesuak estandarizatzea lortu da, datuak konpainian osoan zehar hobeto bistaratzea eta, horrez gain, fidagarritasun handiagoa izatea.

Beste lorpen handietako bat I+G lanetan emandako denboraren eraginkortasuna maximizatzea izan da. Kontuan hartu behar da Zentro Teknologiko baten kostuak bestelako enpresa batzuenak ez bezalakoak direla, izan ere, kostuak ez datoz materialak erostetik edo produktu bat fabrikatzetik, langileek I+Gko proiektuetan eta lanetan ematen dituzten orduetatik baizik. IFSk denbora hori eraginkortasunez kontrolatzea ahalbidetu du. Proiektu bakoitzaren arduradunei aurretiaz ematen dien informazioari esker, horiek aurrea hartu diezaiekete gainkostuei, epeen desbiderapenei… eta, gainera, jarduera bakoitzaren dedikazioa eta emaitzak kontrastatu ditzakete, eta helburuen arabera administratu. Finean, zeregin bakoitzean ematen diren orden kudeaketa hobetu egin da: I+G, finantzak, lan komertzialak, administratiboak, etab., bakoitzarekin eskaintzen den denbora zehatz ezagutzen delako; gainera, gaiari buruzko erabakiak hartu daitezke, bai negozioari dagokionez bai antolamenduari dagokionez, eraginkortasun handiagoa lortzeko.

IFS instalazio berria da eta, txostenak eta kontsulta estandarrak definitu ditugun arren, oraindik hainbat hobekuntza osagarri ezarri behar dira, sistema erabili ahala informazioa aztertzeko aukera gehiago bururatzen baitzaigu.

IK4-IDEKOren hazkunde etengabeak proiektuen zorroa nabarmen handitzea ekarri du eta, ondorioz, kudeaketarako behar berriak. Berez, IK4-IDEKOn oso sistema pertsonalizatua erabiltzen genuen, bezero zerrenda labur baterako baliagarria zena, baina azkenean, zerbitzuen eskaintza eta bezeroen kopurua handitzen hasi ginenean, motz geratu zen, proiektuen dibertsitateak tresna zaharrak ematen ez zigun kontrol handiagoa eskatzen zuelako; halaber, tresna hura ez zen eraginkorra bateko eta besteko administrazioetatik datozen diru laguntzak kudeatzeko ere. Adibide moduan, Europa mailako I+G proiektu tipiko batek, eta arlo horretan gu bereziki aktiboak gara, 15 kide industrial izan ditzake, horrek kudeaketa eta administrazio lanetan dakarren konplexutasun guztiarekin. Horregatik guztiagatik, ERPen hornitzaileen artean aukeraketa bat egitea erabaki genuen.

Gure bezeroen zerrenda hazi egin da azken lau urteetan. Horren ondorioz, eta gure eskaintzaren diziplina askoko izaera kontuan hartuta, gure proiektuen kudeaketa gero eta konplexuagoa da, eta neurrira eginda genuen garapenak ez zigun behar genuen guztia eskaintzen. Horrez gain, guretzat oso garrantzitsua da finantzaketa iturri guztien kontrola eta gestioa, alderdi pribatukoak zein I+G+b-ko programa publikoak izan, autonomikoak, estatalak edo Europar Batasunekoak, eta gure neurrira eginda genuen garapenarekin ezin genituen horiek kudeatu.

ERPa 2012ko otsailean hasi zen ezartzen, eta ezarpena urte bereko urrian amaitu zen. Ezarpena bi fasetan egin zen: lehenengoan –ekainera arte iraun zuen– prozesu eta erabiltzaile gakoak identifikatu ziren, soluzioa definitu zen eta aukeratutako pertsonak prestatu ziren. IFS Applications erabiltzeko erraztasunari esker, 10 eguneko prestakuntzaren ondoren, aukeratutako 5 erabiltzaile gakoek gainerako 95ak prestatu zituzten. Bigarren fasean migrazioak egin ziren, eta abiarazteko probak. “ERP bat ezartzeko edozein proiektutan dagoen konplexutasuna gorabehera, IFS taldeak erakutsi du ezagutza tekniko handia duela, eta egoera bakoitzean erantzunak azkar eta egoki eman dizkigu, batez ere gure ezarpenaren bi arlo nagusietan: proiektuen kudeaketa eta finantzen kudeaketa.