IFS Applications solución elegida por IK-4 IDEKO para resolver todas las necesidades de gestión

IK-4 IDEKO eligió IFS Applications para dar respuesta a todas las necesidades de gestión del centro, hoy tras 8 meses de implementación hemos logrado estandarizar los procesos, obtener una mayor visibilidad de los datos y una mayor fiabilidad.

Hemos elegido IFS principalmente por la potencia y flexibilidad que nos proporciona a la hora de gestionar diferentes tipologías de proyectos y servicios. Su especialización en la gestión de proyectos, que es la actividad que nos define, ha sido clave en nuestra decisión, sin olvidar su experiencia con clientes de referencia, y la flexibilidad y agilidad demostrada a la hora de adaptarse a nuestros requisitos.

IFS ha demostrado ser la solución más enfocada a proyectos, núcleo de los negocios de IK4-IDEKO, ya que posee una amplia funcionalidad para la gestión de los mismos. Desde contratos, riesgos, presupuestos, revisiones de ingeniería, materiales, hasta finanzas y recursos humanos, la solución permite nos ha permitido gestionar de forma integrada todos los procesos de los proyectos, dando información en tiempo real de cualquier fase y logrando solventar los problemas en el momento que surgen.

Al ser un centro tecnológico y disponer de una gran variedad de clientes, en IK4-IDEKO la diversidad de los proyectos es amplia, muchos subvencionados por la Administración Pública y, otros, estudios específicos sobre cómo mejorar una máquina una herramienta o unos procesos; esto supone un desafío que gracias a la flexibilidad de IFS Applications ha quedado resuelto; la solución se ocupa de la gestión de Proyectos, RRHH, Ventas y Servicios, Compras y Finanzas.

Uno de los mayores beneficios es el fácil acceso a un gran detalle (económico, en plazos, en gestión de recursos) de todas nuestras actividades. No me refiero sólo a proyectos de I+D, que es el núcleo de nuestra actividad como Centro Tecnológico, sino también al resto de actividades administrativas que también podemos planificar en IFS. Se trata de un salto importante con respecto al sistema que utilizábamos anteriormente. Anteriormente era necesario introducir los datos en diferentes sistemas, lo que, además de aumentar el tiempo empleado en esta tarea, podía provocar errores; algunas áreas de negocio no estaban relacionadas, como compras y proyectos, circunstancia que producía ineficacia y, en ocasiones, confusión. Con la implantación de IFS Applications se ha logrado estandarizar los procesos, obtener una mayor visibilidad de los datos a través de toda la compañía y, también, una mayor fiabilidad.

Otro de los grandes logros ha sido maximizar la eficacia en el tiempo dedicado en tareas de I+D. Hay que tener en cuenta que los costes de un Centro Tecnológico son diferentes al de otro tipo de empresas, éstos no se encuentran en la compra de materiales o en la fabricación de un producto, sino en las horas dedicadas por el personal a los proyectos y los trabajos de I+D. IFS ha permitido controlar de una manera eficiente dicho tiempo. Gracias a la información que aporta a los responsables de cada proyecto con antelación, éstos pueden anticiparse a sobrecostes, desviaciones de plazos… además, pueden contrastar la dedicación y los resultados en cada actividad y administrarlos en función de los objetivos. En definitiva, se ha mejorado la gestión de las horas empleadas en cada tarea: de I+D, de finanzas, comerciales, administrativas, etc., debido al conocimiento detallado sobre el tiempo empleado en ellas; y además se pueden tomar decisiones al respecto, tanto de negocio como de organización, para lograr una mayor eficacia.

IFS es una instalación reciente y aunque hemos definido informes y consultas estándar, aún quedan por implementar unas cuantas mejoras adicionales, ya que cuanto más usamos el sistema, más posibilidades se nos ocurren de análisis de la información.

El crecimiento sostenible de IK4-IDEKO ha supuesto un gran incremento en la cartera de proyectos y como consecuencia, nuevas necesidades de gestión. En un principio, en IK4-IDEKO utilizabamos un sistema muy personalizado, útil para una cartera de clientes reducida, pero que se convirtió en insuficiente en el momento en que empezamos a ampliar la oferta de servicios y el número de clientes, ya que la diversidad de los proyectos requería un mayor control y su antigua herramienta no lo proporcionaba; ésta tampoco resultaba eficaz en la gestión de subvenciones procedentes de diferentes administraciones (local, estatal y europea). A modo de ejemplo, un proyecto típico de I+D a nivel europeo, ámbito en que somos especialmente activos, puede contar con unos 15 socios industriales, con la complejidad que esto añade a las labores de gestión y administrativas. Por todo ello, decidimos realizar una selección entre los diferentes proveedores de ERPs.

Nuestra cartera de clientes ha crecido en los últimos cuatro años. Este hecho, junto con el carácter pluridisciplinar de nuestra oferta, ha logrado que nuestra gestión de proyectos sea cada día más compleja, y nuestro desarrollo a medida no nos ofrecía todo lo que necesitábamos. Por otro lado, para nosotros es muy importante el control y gestión de todas las fuentes de financiación, desde la parte privada a los programas públicos de I+D+i, tanto autonómicas, estatales y de la Unión Europea, y con el desarrollo a medida no podíamos gestionarlas.

El ERP se comenzó a implantar en febrero de 2012 y se terminó en octubre del mismo año. La implantación se realizó en dos fases, en la primera —que duró hasta junio—se identificaron los procesos y los usuarios clave, se definió la solución y se formó a las personas elegidas. La facilidad de uso de IFS Applications permitió que tras 10 días de formación, los 5 usuarios clave elegidos, formaran a los 95 restantes. En una segunda fase se hicieron las migraciones y las pruebas para el arranque. “A pesar de la complejidad existente en cualquier proyecto de implantación de un ERP, el equipo de IFS ha demostrado un gran dominio técnico y nos ha dado respuestas rápidas y adecuadas en cada caso, especialmente en los dos ámbitos centrales de nuestra implantación: la gestión de proyectos y finanzas.